WEBテキスト&動画ガイド

【第6回】仕訳して載せる

会計帳簿を自動で作成

【1】連携している口座を確認する
【2】「自動で経理」から仕訳登録する
【3】タグの設定
【4】作業軽減・自動化を使いこなす
【5】自動化のコツ「取引の推測」をメインに
【6】どんどん賢くなる、楽になる
【7】「自動で経理」その他のポイント
 (1)銀行口座明細は原則「無視」しない
 (2)重複チェックをする

【概要】

 

今回のテーマは、クラウドんぶり会計コンセプト(4)の「仕訳して載せる」です。

 

このコンセプトも「クラウドんぶり会計」のもう1つのイメージである「海鮮どんぶり」からきているコンセプトで、「牛丼」など通常のどんぶりと違い「海鮮どんぶり」は、ネタが綺麗に仕分けして載せられているいることから連想してください。

 

クラウド会計も銀行口座やクレジットカードのネット情報を、自動連携にて取り込んでくる際に、どれだけ綺麗に仕訳されて、会計データに載せられるかが、カギとなります。

 

そして、いよいよクラウド会計の大きな強みの1つである、「自動で経理」の仕訳の自動予測・登録の活用方法をマスターします。

 

【1】連携している口座を確認する

 

第3回で連携設定した口座をもう一度確認します。


画面上部の「口座」から「口座の一覧」を選択します。

 

現金・銀行口座・クレジットカード・その他連携サービスなど、その時点で連携登録されている口座一覧が表示されます。

 

連携している口座に何かエラーがある時は、その画面で「オレンジ色」でエラー表示がされていますので、その案内をクリックして解決してください。

 

また、銀行口座で「登録残高」と「同期残高」が合っていることを確認します。(ずれている場合は、何か取引登録に間違いがありますので、後ほど確認ポイントを)

 

【2】「自動で経理」から仕訳登録する

 

連携口座の確認が終わったら、いよいよ「自動で経理」に入ります。

 

トップ画面の中央に「自動で経理」のバナーがあり、そこにオレンジ色で「未処理」件数が表示されています。

 

その「未処理」のボタンをクリックすると、登録口座から取得された取引の一覧が表示されます。

 

水色の行は「収入」
赤色の行は「支出」

 

となっており、一目でわかりやすい表示となっています。

 

これから1つ1つ取引内容を確認して、必要な勘定科目・タグ・備考の設定をして登録します。

 

具体的な方法は、以下のヘルプをご参照ください。

ビデオ解説
 

【3】タグの設定

 

クラウド会計freeeでは、通常の簿記会計でよく使用する、「補助科目」というものがありません。

 

その代りに「タグ」機能が非常に優れています。この「タグ」を使いこなすことが、freee運用の大きなポイントになります。

freeeで特に活用すべきタグは、「取引先」「品目」の2つで、この2つは全ての取引に必ず入れるようにすることをお勧めします。

 

タグ機能をどのように活用できるかは、こちらをご参照ください。

ビデオ解説
 

【4】作業軽減・自動化を使いこなす

 

基本的な登録操作ができるようになったら、次は、経理作業の軽減・自動化のプロセスに入っていきます。

 

ここでいう自動化というのは、

 

「決まった内容の取引が繰り返される場合に、登録内容(勘定科目・タグなど)をクラウド会計ソフトが学習して、次回以降で、自動的に登録もしくは推測をしてくれること」

 

です。

 

銀行口座などの明細を自動で同期してくれるだけでも、相当な作業軽減なのですが、クラウド会計はさらに、勘定科目やその他の設定までも自動化してくれます。

 

具体的な登録内容は以下のヘルプの通りですので、まずは基本操作をマスターしてください。

 

 

【5】自動化のコツ「取引を推測」メインに

 

取引の登録の際に「自動化」のチェックボックスをオンにして登録すると、その内容が「自動登録ルール」として登録されます。

 

ここで、間違えた内容で登録してしまったり、少し修正したい内容がある場合は、「設定」メニューの「自動登録ルール」で編集することができます。

 

ここで初心者の方にお勧めしたいコツは「取引を推測」です。

 

まず「自動化」で登録すると、自動的にマッチ後のアクションが、「取引(振替)を登録」になっています。

 

これは、自動登録ルールにマッチする取引があった場合に、自動的に仕訳登録までされるという設定です。

 

慣れてきたら、その方が「まさに自動化」なのですが、クラウド会計を始めたばかりに方にはどんな取引が登録されたのか、その都度、確認できないというデメリットがあります。

 

したがって、最初はマッチ後のアクションの部分を「取引(振替)を推測」に設定することをお勧めします。

 

この設定では、自動で経理のところに「未登録」として表示され、かつ「取引が推測」されているので、合っていることを確認して、「登録」するだけの手間で済みます。

 

ビデオ解説

【6】どんどん賢くなる、楽になる

 

この自動化(推測・登録)を6カ月間くらい進めていくと、ほとんど全ての取引を学習することができます。

 

そうなると、クラウド会計の本領発揮で、どんどん賢くなって、経理作業は楽になります。

 

ある方は「毎月1週間位かかっていた経理作業が、ほんの1時間で終了するようになった」との声もありました。

 

通常の事業であれば、取引の殆どは毎月きまっています。

 

だいたい80~90%はルーチンの取引ですので、その内容は「自動化」してしまい、あとの新しい取引だけ個別処理していくだけで済むのです。

 

その位、この自動登録ルールの設定は重要ですので、是非コツを掴んでください。

 

最初は、「自動化」のチェック登録をした後に、「自動登録ルール」の編集をするのは面倒と思われるかもしれませんが、実は、使えば使う程、その効果は増しますので丁寧に設定してください。

 
 

【7】「自動で経理」その他のポイント

 

以上のとおり、登録口座登録の「自動で経理」は経理作業軽減に大きなメリットがありますが、実際の運用においては、いくつかのポイントがありますので、その点を補足します。

 

(1)銀行口座明細は原則「削除」「無視」しない

 

「自動で経理」で取引登録をする中で、事業とは関係なかったり、内容が不明な収入・支出があった場合にも「無視」での登録をしてはいけません。

 

登録している銀行口座は、残高の管理もしていますので、全ての取引を記帳していく必要があります。

 

もしも、個人の用途であれば、個人事業主なら個人事業側から見て「支出=事業主貸」、「収入=事業主借」という取引内容になります。

 

(2)重複チェックをする

 

freee連携している銀行口座内で資金の移動をした場合に、それぞれの銀行から明細が取り込まれるので、同じ内容の「重複」が発生します。

 

その場合は、どちらかの取引を「無視」する必要があります。

 

【1】の登録口座の確認をした際に「登録残高」と「同期残高」が違ってしまっている場合は、「重複」の可能性があります。

 

上部「取引」メニューから「取引の一覧」を選択し、その一覧画面の「右上」のメニューから、「重複チェック」をクリックします。

 

そうすると、同じ日付の同じ金額の仕訳が表示されますが、特に「口座振替」で重複している取引があれば、どちらかを「無視」します。(「取引(収入・支出)」の重複は、本当に同日同内容で2件ある場合もありますので、無視するかどうかは注意が必要です)

 

※銀行口座から取得された明細は、確かな情報として元のデータは、「削除・修正」できないようになっています。登録した取引の修正・削除をしたい場合は、以下のヘルプをご覧ください。

 

ビデオ解説

以上が、第6回の内容になります。

 

この「自動で経理」を使いこなすことは、クラウド会計マスターの最重要項目と言っても過言でないほど大切です。

 

最初は面倒に思うかもしれませんが、1つ1つ丁寧にクラウド会計の知能を育ているつもりで学習させていくと、どんどん賢くなって、完全に「自動化」といえる位になりますので、しっかりマスターしてください。