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【第8回】スマホ版freeeアプリを大活用

【概要】

 

今回のテーマは、「スマホ版freeeアプリを大活用」です。

 

クラウド会計ソフトfreeeと他社ソフトの大きな違いとして、スマートフォン用のアプリがある(優れている)ということがあります。

 

これまでの常識では、会計処理は事務所で、ちゃんとパソコンに座って、というイメージがあったと思いますが、今はスマホで、いつでもどこでも会計処理ができるという時代です。

 

今回は、スマホ版freeeアプリの活用法を学んでいきます。

 

【1】スマートフォンにfreeeアプリをインストールする

 

スマートフォンには、大きく2種類があります。
1.iOS(Phone)
2.Android

 

このどちらにも、スマホ版freeeアプリがありますので、まずは、お手持ちのスマートフォンにアプリをインストールしてください。(もちろん無料です)


1.iOS(Phone)用

2.Android用

 

※このiOS(iPhone)版とAndroid版では、iOS版の方がより使える機能が多いようです(2015年5月時点)したがって、この講座では、iOS(iPhone)版として解説します。

 

【2】スマホ版freeeでできること

 

スマホ版freeeアプリでは、以下のことが手軽にできます。

 

1.自動で明細を取り込んでカンタン記帳
2.領収書から取引を登録(ファイルボックス)
3.必要な情報にすぐアクセス
4.スムーズな経費精算
5.いつでもどこでも確定申告ができる
6.その他各種設定

 

詳しくは、freeeヘルプサイトに載っていますので、是非ご参照ください。これだけできれば十分で、ほぼ、全機能といっていいくらいです。

 

【3】領収書から取引を登録

 

スマホ版freeeの中でも、特にスマホの特性を活かして、有益な機能が「ファイルボックス」への領収書のアップ&取引登録です。

 

クラウド会計freeeおよびクラウドんぶり会計メソッドでは、基本的にネット上でつながっている銀行口座やクレジットカードの連携を行って、自動的にデータを取り込むことを第一としていますが。


実際の事業では「現金での経費精算」はつきものです。

 

「現金での経費精算」というのは、

 

・打ち合わせで払った喫茶店のレシート
・ノートや事務用品を購入したレシート
・切手やハガキを購入したレシート
・研修やイベントに参加した参加費の領収書
・電話代や水道光熱費の支払いをした領収書

 

などなどです。

 

こういった現金での支払いは、自分の財布から支払うことが多いと思いますので、後で「経費精算」が必要となります。

 

その経費精算を、手軽にスマホからしてしまおう、というのが、この機能です。

 

【4】「ファイルボックス」から経費精算

 

経費精算の方法は、2種類あります。


まず、簡単なのが「ファイルボックス」からの経費精算です。

 

これは、経費として承認されることが決まっている場合で、個人事業や社長自らが経費精算する場合にシンブルで便利な方法です。

 

具体的には、
 

1.スマホ版freeeアプリで、レシート・領収書を撮影して保存する
2.パソコン版freee(もしくはスマホ版)で取引を登録する

の2ステップで完了するという優れものです。

 

freeeの更に優れている点として、
 

撮影したレシートが印字されているもの(手書きでないもの)なら、OCR機能によって、自動で内容を読み取ってくれるという点です。(かなり精度が高いです)

 

この機能は、アプリ版freeeでも使えますが、パソコンで作業をした方が見やすく効率がよいので、2の取引を登録する場合は、パソコンで作業されることをお勧めします。

 

詳しい操作方法は、以下のヘルプをご参照ください。

 

※このファイルボックスは、どの位まで保存できるのか容量が気になりますが、なんと「無制限に保存」できます。

ビデオ解説
 

【5】「経費申請」から経費精算

 

経費申請のもう1つは、「経費申請」機能を使う方法です。

 

これは、スタッフが数名いて、それぞれの人が経費として申請し、本部や経理担当や社長などの「承認」を必要とする場合に使います。

 

通常なら、各スタッフが、経費精算書を書いてレシートを貼って、ハンコを押して、提出して承認をもらうという、面倒な手続きが必要ですが、それがクラウド上で完結するという優れものです。

 

「ファイルボックス」から経費精算するよりは、承認のプロセスの分だけ手間がかかりますが、紙で回していることを考えたら相当な効率化です。

 

こちらの操作詳細については、こちらのヘルプを参照ください。

 

【6】登録済みのレシートは「どんぶりファイル」でスマート管理

 

そして、登録が完了したレシートや領収書の原本もスマートに管理できるよう工夫します。

 

クラウドんぶり会計メソッドでお勧めしているのが、市販のクリアファイル(20シートのもの)に1月~12月のインデックスを貼り、その月ごとに登録済みのレシート・領収書を投げ入れておくという方法です。

(江戸商人の「どんぶり」に由来して、このファイルを「どんぶりファイル」と呼んでいます)

 

さらに、感熱紙のレシート(スーパーやコンビニなどで印字されたレシート)は、時間が経つと1~2年で印字が薄くなって、遂には消えてしまいます。

 

会計ルール上は、証憑書類(会計の元となる資料)は7年間保管が必要なのですが、消えてしまっては困ります。

 

感熱紙の印字が薄くなる最大の原因が空気に触れることですので、ここで一工夫して、登録が済んだレシートは印字面を「内折り」にして保管します。

 

そうすることで印字が保護され、さらに「どんぶりファイル」の中で、「内折り」になっているのは登録済みなのだなと一目でわかるので便利です。

 

この「どんぶりファイル」は市販のものでご自分で作成可能ですが、このマスター講座のご受講者様にはセットでお送りしております

 
ビデオ解説

以上が、第8回の内容になります。

 

スマホ版freeeアプリを活用することで、freeeの機能は大幅にアップします。

 

このアプリ活用は、クラウドんぶり会計メソッドのうち、「情報を身近に持つ」「出入りを限定する」「早い・安い・簡単」に該当するとても重要なポイントになりますので、是非マスターしてください。