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【第10回】週末10分経理で簡単

【概要】

 

「クラウド会計」マスター講座もあと2回です。これまでの講座で基本事項はすべて学んできました。ここまでできれば、freeeの基本機能は、ほぼマスターしており、クラウド会計の能力を十分に発揮できている状態です。

 

そして、今回はこれらのマスターしたことを、「楽に」「簡単に」「継続していく」コツについて学んでいきます。

 

今回のテーマは「週末10分経理で簡単(月末決算もスマートに)」です。

 

通常、経理処理となると「大変…」というイメージがあると思いますし、ここまでクラウド会計を学んだとしても「継続するのは手間ががかるなぁ…」と思っていらっしゃる方も多いかと思います。

 

しかし、ご安心ください!

 

今回は、クラウド会計特有のメリットを活かして、「楽に」「簡単に」「継続していく」コツについてご紹介いたします。

 

【1】毎週の作業は10分で完了

 

クラウド会計ソフトは、連携している事業口座(銀行口座・クレジットカード等)から自動的にデータ取得してくれるため、以下のメリットがあります。

 

1)通帳記帳する手間がない
2)会計入力する手間がない
3)間違わない

 

この1)2)もとても有り難いことですが、実は、3)のメリットは相当なものがあります。

 

と言いますのも、経理の経験者の方なら体験があると思いますが、たとえば、3時間かけて入力した会計データの残高が1円間違えたとして、その間違いを見つけるのに3時間かかるというケースはザラにあります。

 

※例えば、「69,963円」を「69,693円」と打ち間違えても、パッと見ても分かりにくいのです…

 

クラウド会計ソフトでは、ネット連携自動取込により、口座を通した取引(入金・出金)がすべて取り込まれます。(つまり、間違いようがないのです)

 

あとは、この取引を仕訳として登録するのですが、ここで第6回で学んだ「仕訳して載せる(会計帳簿を自動で作成)」の機能で、ほとんどの仕訳が自動的に推測されてくるので、「確認」して「登録」をするだけです。

 

そして、その週に使った現金でのレシートを出してきて、第8回で学んだ「スマホ版freeeアプリを大活用」により、レシートを撮影してファイルボックスにアップします。

 

これも、パソコン版freeeでOCR機能で読み取ってくれたものを「確認」して「登録」するだけで完了です。

 

以上の作業は、事業の種類と規模によりますが、多くのスモールビジネスでしたら「10分」で完了します。

 

【2】「週末10分経理」のすすめ

 

これを、毎週末(土日)のどこかで行うことをお勧めしています。

 

といますのも、毎週末に行うことは、

 

・その週の平日の銀行口座の取引が完了している
・安定して時間を取りやすい
・記憶が新しいので取引の内容がすぐわかる
・翌月曜日に週次レポートが送られてくる

 

という点で有効です。

 

これを「週末10分経理」ということでおすすめしています。

 

週末10分経理でやることは、非常にシンプルで、

 

1)スマホ版freeeでレシートを撮影する
2)パソコン版freeeを開いて、全ての口座の同期をする
3)「自動で経理」で未処理の取引を登録する
4)ファイルボックスからレシートの仕分けをする
5)収支レポートを眺める

 

以上だけで完了です、簡単ですね。(レシートは内折りにして、どんぶりファイルに保管)

 

このことをするだけで「会計」の本来の意味の「計は会なり(事実を正しく言えれば業績が増す)」ということが実践されるのです。

 

この「週末10分経理」のすすめについて、経営ハッカー(会計freeeの公式ブログ)に寄稿させていただいています。是非、そちらもお読みいただけましたら簡単に実践できます。

 

 

【3】週末10分経理の積み重ねで、スマートに月次決算

 

週末10分経理が習慣づいたら、月次決算は実に簡単です。

 

まず、常に取引が登録されているので「あれ?このお金なんだっけ?」と時間を取るということがありません。

 

また、現金で払ったレシートも毎週処理してどんぶりファイルに投げ入れてあるので「レシートの束が溜まってしまって…」ということもありません。

 

あとは、月次決算特有のいくつかの処理をするだけで、企業が経理スタッフを1~2名雇わなければできなかった月次決算が、自分一人で簡単にできるのです。

【4】請求書をfreeeで発行

 

月次決算の最初の処理は「請求書のfreee発行」です。

 

通常、請求書の処理というのは以下のプロセスがあります。

 

1)エクセルやワードを使って請求書を作成
2)印刷して社判を押して、請求書の控えをコピー
3)請求書原本を封筒に入れて郵送
4)請求書の控えコピーをみて会計入力
5)入金予定を売掛帳に記入
6)期日に入金があるかどうかを常に確認
7)入金があれば、どの請求かを調べて会計処理と売掛消込
8)入金がなければ、どの請求かを調べて確認

 

というように、請求(売掛管理)というのは手間がかかる業務です。

 

これを、freeeを使うことで、ノンストップで簡単に処理をすることが可能になっています。

 

1)freee請求書で請求書を発行する(同時に仕訳と売掛帳が作成される)
2)請求書をメールで送信(プリントアウトして郵送も可能)
3)期日はfreeeトップ画面で常に把握でき、入金あれば「自動で経理」処理
 (売掛金の消込も自動で行われ、未入金もトップ画面に表示される)

 

の3ステップで完了するという便利さです。

 

請求書機能は、15枚までは無料で使えますので是非ご活用ください。

 
ビデオ解説
 

【5】定番の仕訳は「取引テンプレート」に登録

 

その他、月次処理に必要な処理(仕訳)があれば、「取引テンプレート」で登録しておき、毎月きまった取引登録処理をすることで半自動化をすることができます。

 

月次処理に必要な仕訳には、以下のようなものがあります。

 

・交通費の計上(月末にまとめて仕訳)
・取引先からの請求書(買掛金管理をしたい場合)
・個人事業主で事業経費として計上したい家事経費
 (家賃・水道光熱費・携帯電話などの事業按分)

 

以上の項目は、金額は毎月多少変動はありますが、仕訳の内容は毎月同じですので「取引テンプレート」に登録して、使うのがとても簡単です。

ビデオ解説
 

【6】交通費の計上方法

 

よく聞かれるご質問として「交通費はどのようにしたらよいですか?」ということがあります。

 

交通費の計上方法には、いくつか方法がありますので、ご自身に適した方法を選んで行ってください。

 

(1)交通系ICカードをfreee連携する

 

SUICAやICOCAなどのICカードがかなり普及して便利になりました。このICカードの中で「モバイルSUICA」や「スマートICOCA」などのサービスを使うと、freeeに自動連携することができます。ただ、この場合は簡単な反面、全ての移動履歴が取り込まれますので、仕訳が相当量になってしまうというデメリットもあります。

 

(2)交通系ICカードチャージをクレジット払いにする

 

SUICAやICOCAなどのICカードを、クレジットカードチャージに設定している場合は、そのチャージ料がクレジットカード決済されますので、1つ1つの移動でなく、料金の「まとめ額」として精算できます。

この方法を選択する場合は、移動履歴が残りませんので、定期的に駅の発券機で出せる「使用履歴」を印刷して保存しておくことをお勧めします。

チャージ料がクレジットカード決済できない場合でも、チャージ料の領収書を取っておいて、スマホ版freeeで撮影精算することができます。

 

(3)エクセル表などで移動履歴管理して月末精算する

 

あとは、エクセル表や交通費精算システムを利用して、月々の交通費の明細を取っておき、それを月締めして総額で計上するという方法です。その計上する仕訳を、あらかじめ「仕訳テンプレート」で登録しておけば毎月同じ仕訳で忘れることなく計上することができます。

交通費は、基本的に料金が公になっていますので、1つ1つの切符の控えや領収書がなくても、移動履歴がわかればよいとされています。

 

以上、1~3のいずれかの方法の中で選択していただけたら良いと思います。

 

【7】月次決算を経営に役立てる分析方法

 

「週末10分経理」と「スマート月次決算」とで、毎月の経理処理はほぼ完璧です。
 

あと、ご心配な方はfreee認定アドバイザーなどに毎月チェックを依頼することができますし、年末の確定申告前にまとめて確認してもらうこともできます。

 

とにかく大切なことは、ご自分でリアルタイムに経理情報を更新して活用することです。

 

このような月次決算の活用方法についても、経営ハッカー(会計freeeの公式ブログ)に寄稿させていただいています。

 

是非、そちらをお読みいただけましたら簡単に実践できます。

 

以上で、第10回の内容は終了です。

クラウド会計freeeを使いこなして、簡単に会計力を育てる道筋がみえましたでしょうか?

 

このWEBマスター講座では「どんぶり」のイメージを使って、出来る限り簡単かつエッセンスを絞ってお伝えしてきました。この講座の内容はすべて大切な項目ですので、繰り返しお読みいただきマスターいただけましたら幸いです。

 

また、本講座のご受講者様にはメールでの個々の質問に対応しておりますご希望の方は、受講者サイトTOPのフォームからお申込みください。

 

そして、最後の第11回は決算・確定申告についてです。